Kâğıtsız Ofise Geçmek İçin Yapmanız Gerekenler

Dünyamızın biyolojik kapasitesinin sınırlarını zorlayacak bir evreye ulaştık. Tabiat ana bir süredir ekolojik ayak izlerimizi örtmekte zorlanıyor. Bu konuda duyarlılığı hayatın her alanına yansıtmak, insani bir sorumluluk haline geldi. Bunlardan biri de günlük hayatımızın önemli bir parçası halinde olan kağıdın kullanımını azaltmak. Bu yazımızda kağıtsız ofis için yapabileceklerimizi derledik.

Kâğıt kullanımını azaltmak küresel ısınmayı önleme konusunda kayda değer bir fayda sağlayabileceğinden, işletmelerin bu konudaki sorumluluğunu yerine getirmesi çok önemli. Örneğin yazıcılarda kullandığımız beyaz A4 kağıtların üretiminde, her 4 koli kağıt için 1 ağaç kesiliyor. Bu acı gerçek, kâğıt kullanımının azaltılmasının ve geri dönüşümün önemini dramatik biçimde ortaya koyuyor.

ABD’deki şirketler, yalnızca basılı evraklar için yılda 120 milyar dolardan fazla para harcıyor ve bunların çoğu üç ay içinde işlevsiz hale gelerek çöpe gidiyor. Bunun da ötesinde, ofis çalışanları zamanlarının yüzde 30-40’ını fiziksel dosya dolaplarında belge arayarak geçiriyor. Bu anlamda da önemli bir zaman sarfiyatından söz etmek mümkün.

Kağıt belgelerle çalışmak, bir çalışanın üretken olmasını ve bir organizasyonun maliyet tasarrufu yapmasını engelleyen sorunlar yaratıyor. Kağıtsız ofis sistemine geçmek bu sorunları ortadan kaldırabilir ve aşağıdaki gibi faydalar sağlayabilir.

Kağıtsız ofis nedir?

Öncelikle bu kavrama bir açıklık getirelim: Kağıtsız bir ofis, minimum kağıt tabanlı süreçlere sahip olan ve bunun yerine dijitalleştirilmiş belgelere dayanan bir iş yeri biçimi olarak ifade edilebilir. Birçok ofis ve departman (örneğin muhasebe, insan kaynakları vs), süreç veya uyumluluk gereksinimleri nedeniyle kağıt dosyaları tamamen ortadan kaldıramadığından, bazı kuruluşlar “kağıt hafifliği” terimini tercih ediyor.

Ne olursa olsun kağıt kullanımını azaltmak, bir kuruluşun dijital dönüşüm yolculuğunu hızlandırmaya yardımcı olan temel bir adım. Dosyaları dijitalleştiren ve merkezi bir havuzda saklayan bir elektronik belge yönetim sistemine geçiş, kağıtsız ofisin en önemli adımını oluşturuyor.

Kağıtsız ofisin faydaları

Az önce bahsettiğimiz gibi, fiziksel dosyaları bulmak için harcanan zamandan tasarruf etmek çok önemli. Dijital belgeler kolayca düzenlenebilir ve dizine eklenebilir, bu da arama yetenekleriyle ihtiyacınız olan dosyaları çok daha hızlı bulmanızı sağlar. Belgeler daha erişilebilir hale geldikçe, dosyaları almak için geçen süre önemli ölçüde azalır, böylece çalışanlar daha üretken olabilir ve diğer önemli işlerine daha fazla zaman ayırır.

Kağıtsız ofis aynı zamanda ekip üyeleri arasında işbirliğini de kolaylaştırıyor. Çalışanların dosyaları yazdırmadan dijital olarak paylaşmaları belgelerin güncel ve geçmiş sürümlerini görüntüleyebilme imkanını da tanıyor. Bu sayede belgeler üzerinde birlikte çalışırken adımları en aza indirmek ve iş akışını optimize etmek mümkün hale geliyor.

Bilgi güvenliği konusunda da önemli faydalar kağıtsız ofisle mümkün oluyor. Kullanıcı düzeyine ve belge türüne göre erişim hakları atanabilmesi bilgi güvenliğine önemli bir katkı oluşturuyor. Ayrıntılı güvenlik ayarlarıyla gizli ve hassas bilgiler izlenebilir, kötüye kullanım ve yetkisiz değişikliklere karşı koruma sağlanabilir. Bu aynı zamanda kayıp ve bilgi casusluğu riskini de azaltıyor.

Belgeleri yazdırmak ve saklamak için harcanan maliyetlerden tasarruf etmek de işletme sahipleri için çok önemli. Evrak işlerinin çoğunu ortadan kaldırmak, kağıt ve dosya dolaplarının yanı sıra fotokopi mürekkebi ve ofis kırtasiye malzemeleri gibi diğer masraflardan tasarruf etmenize yardımcı oluyor.

Şimdi de kağıtsız ofis için atılması gereken beş önemli adımı sıralayalım:

1. Teknolojik cihazları kullanın

Kâğıtsız ofise sorun yaşamadan geçiş için birtakım cihazlara sahip olmanız gerekiyor. Kâğıtsız iş akışını yönetmek için evrakları dijital ortama aktarabilirsiniz. Bu noktada belge tarayıcı kullanmak mümkün. Aynı anda iki sayfayı görüntüleyerek belgeleri okumak için ekstra bilgisayar monitörü kullanılabilir. Bir belgeyi imzalamak ve incelemek için özellikle tablet de kullanabilirsiniz. Kâğıt dokümanlarınızı çift taraflı olarak yazabilecek çok fonksiyonlu yazıcıları veya dijital baskı makineler kâğıtsız ofise geçiş için en önemli cihazlar arasında yer alıyor.

2. Bulut depolama çözümleri kullanın

Dijital ortama aktardığınız belgeleri bulut depolama servisleri sayesinde güvenli şekilde saklayabilirsiniz. Bulut depolama çözümleri bilgi güvenliği sağladığı gibi e-posta ile gönderilemeyecek kadar büyük olan multimedya dosyalarına her zaman her yerden ulaşabilmeyi sağlıyor. Kâğıtsız ofis için dijital dönüşüm sürecinin en önemli getirisi bulut depolama çözümlerinden faydalanabilirsiniz.

3. Süreçleri otomasyonlar ile yönetin

Dijital dönüşüm şirketler için sayısız avantaj sunuyor. Dijital dönüşüm teknolojilerini oluşturan otomasyonlar çalışan verimliliğini artırıyor, maliyet avantajı sağlıyor ve kâğıtsız ofis olmaya olanak tanıyor. Otomasyonlar dijitale adaptasyonun hızlı ve etkili biçimde gerçekleşmesini sağlıyor. Kâğıt temasını minimuma indiren otomasyonlar sayesinde virüs ve bakterilerin bulaşmasını da önleyebilirsiniz. Elektronik doküman yönetimi belge erişimi ve kontrolünü kolaylaştırıyor; zaman, emek ve maliyet kaybını da en aza indiriyor.

4. Not alma uygulamaları kullanın

Not almak için müsvedde kullanmak, büyük boyutlu A4 kâğıtlarının yerine not defteri ve yapışkanlı not kâğıtları kullanmak gereksiz kâğıt israfının önüne geçiyor. Kâğıtla teması sıfıra indirmek noktasında ise mobil uygulamalardan yardım alabilirsiniz. Not alma uygulamaları kâğıt kullanımını azalttığı gibi, daha planlı olmak için de teşvik edici olabiliyor.

5. Ofiste geri dönüşüm kutuları bulundurun

1 ton kullanılmış kâğıdın geri kazanılması sayesinde 17 ağacın kesilmesini önlemek mümkün oluyor. Kâğıt kullanımını azaltmak için yazıcıdan çıkmış her türlü kâğıdı, fişleri, pos-it kâğıtlarını, broşürleri, dergileri ve karton kutuları kâğıt kutusuna atabilirsiniz.

Kâğıt kullanımını minimuma indirebilmek için havlu kağıt kullanımını azaltmak, basılı medya yerine dijital medya unsurlarını tercih etmek, iletişim için e-posta kullanmak, kartvizit kullanımını azaltmak, geri dönüşümlü veya FSC sertifikalı kâğıt kullanmak ve kâğıtların mümkün olduğunca arka yüzünü de değerlendirmek etkili oluyor. e-Arşiv, e-Fatura ve e-imza gibi zorunlu dijital dönüşüm çözümleri de kağıt kullanımını minimuma indirmeyi sağlıyor.