Davet Organize Ederken Dikkat Etmeniz Gerekenler
Yazı Boyutu:
Davet organize ederken gözden kaçırmamanız gereken noktaları derledik!
Davet organize etmek oldukça dikkat isteyen bir iş. Her şeyin yolunda gitmesi için planlı ve programlı hareket etmek, en ince detayına kadar hesap etmek gerekiyor. Her ne kadar böyle söylediğimizde kulağa ürkütücü gelse de bunu eğlenceli hale getirmek de yine bizim elimizde. Yaratıcı ve öznel bir yaklaşımla ortaya çıkaracağınız etkinlik, hem sizi hem de davetlilerinizi memnun edecek ve keyifli geçirilecek ortak zamanın garantisini verecektir. Peki bir davet organize ederken nelere dikkat etmeniz gerekir? Gelin sizler için derlediğimiz önerilere göz atalım.
Amacınızı ve Hedef Kitlenizi Belirleyin
Belki de beyin fırtınasına en uygun bölüm olan amaç belirleme, bir davet planlarken atacağınız ilk adım. Burada ana hedeflerinizi oluşturduğunuzdan, izleyeceğiniz stratejinin temeli bu kısımda atılır. Gerçekleştireceğiniz etkinliğin neden ve kim için yapılacağına vereceğiniz cevaplar, davetinizi karakterize etmenizde en önemli yol göstericiniz olacaktır. Amaçlarınızı belirlerken spesifik ve ulaşılabilir hedefler koymaya, kitlenizi saptarken ise kişi sayısına; beklentilere ve ulaşmak istediğiniz grubun ilgisini çekecek elementlere özen gösterin.
Konseptinize Göre Bütçenizi Kararlaştırın
Gayelerinizi ve hedef grubunuza göre planlayacağınız davetin formatını belirlediniz, şimdi sıra onu hayata geçirmek için harekete geçmekte. Etkinliğinizi bütçe sınırlarınıza göre gerçekleştireceğinizden bu kısma dikkat etmeniz çok önemli. Bunu yapmak için sırasıyla kendinize şu soruları sorabilirsiniz: tahmini bütçem ne kadar ve bütçe planlamaya neleri dahil etmeliyim? Bu aşamada en sistemli yol bir tablo oluşturmak. Örneğin Excel’de içinde; materyal, neden ihtiyaç duyulduğuna dair açıklama, gerekli miktar, tahmini ve gerçek maliyeti derlediğiniz bir çizelge oluşturmanız, bütçe yönetimi konusunda size çok fayda sağlayacaktır.
Çalışacağınız Ekiple Görev Dağılımlarını Yapın
Sorumluluk bilinci ve düzenli ekip çalışmasının çözümleyemeyeceği durum yok. Tabii bunun için de herkesin kendi görevlerini bilmesi ve yerine getirmesi gerekiyor. Takımınızdaki bireylerin görev ve sorumluluklarının yazılı olduğu, herkesin erişebileceği bir dosya hazırlamak işinizi kolaylaştırır. Hem hazırlık aşamasında hem de etkinlik anında gönül rahatlığıyla kullanabileceğiniz, basit bir doküman üzerinden dahi rahatlıkla hazırlayabileceğiniz listenizde görevler, gerçekleştirilmeleri gereken zaman dilimi ve sorumluların adlarına yer verebilir, yanına çalışanların işlerini kolaylaştıracak küçük ipuçları da sıralayabilirsiniz. Örneğin A kişisi şu süre boyunca karşılamadan, B kişisi tüm davet süresince servisten sorumludur gibi…
Etkinliğin Gerçekleşeceği Tarihi ve Saati Seçin
Davetinizin tarihini belirlemeden önce dikkat etmeniz gereken birçok unsur var. Her şeyden önce, sizin etkinliğinizle çakışan durumların olup olmadığını mutlaka kontrol etmelisiniz. Diyelim bir ürün tanıtımı için organizasyon yapacaksınız, sizinkine yakın tarihlerde sunulacak benzer bir ürünün olup olmadığını iyi araştırmalısınız. Ya da bir kutlama planlıyorsunuz; o tarihlerde görülecek önemli bir spor müsabakasına, politik olaylara, ulusal- dini tatillere ve özel günlere denk gelmemesine özen göstermelisiniz. Tüm bunların yanında yine konseptinizi göz önünde bulundurarak davetinizin haftanın hangi gününe ve saatine uygun olduğuna karar vermeniz gerekir. Örneğin pazartesi haftanın ilk günü olduğundan, hafta içi de yoğun geçen iş günlerinden dolayı genellikle tercih edilmez.
En Uygun Mekânı Bulun
Artık gerekli olan tüm bilgileri tamamladınız; bütçeniz, misafir sayınız, formatınız belli… Tek yapmanız gereken kriterlerinize uyacak bir yer bulmak. Bu süreçte seçeneklerinizi geniş tutmak sizin için avantajlı olacaktır. Gördüğünüz ilk yerde karar kılmak yerine detaylıca araştırma yapmaya bakın zira doğru mekân seçimi davetinizi öne çıkartmanın en uygun yoludur. Diyelim ki potansiyel ortaklarla resmi bir iş toplantısı yapacaksınız, görüşmeyi yapacağınız yer sizi temsil edeceğinden, ev sahipliği yapacak mekânın doğru seçilmesi büyük önem taşır.
Davetiyelerinizi Hazırlayın
Gerekli olan bilgileri oldukça açık ve anlaşılır bir dille açıkladığınız davetiyelerinizi, etkinliğinizden iki hafta önce, ister kart ister e-posta yoluyla misafirlerinize ulaştırmanız gerekli. Şunu belirtmesek olmaz ki günümüzde hem çevre dostu oluşu, hem kolaylığı, hem de düşük maliyetiyle elektronik davetiyeler daha çok tercih ediliyor, yanıtlanma ve hatırlatma seçenekleri de cabası!
İkramlıkları ve İçecekleri Unutmayın
Her mekân etkinlikler için servis açmayabiliyor bu yüzden ilk önce davetinize ev sahipliği yapacak yerin böyle bir fırsat sunup sunmadığını ve fiyat aralığını sormayı es geçmeyin. Eğer böyle bir hizmetleri yoksa burada catering firmalarından yararlanabilirsiniz. Formatınıza ve özel isteklerinize göre ihtiyacınız olan ürünleri kararlaştırıp, iyi ve temiz sunumlarıyla dikkat çeken bir ekibi seçmenizi tavsiye ederiz.
Mutlaka Birkaç Gün Önce Prova Yapın
Hiçbir şeyi şansa bırakmamakta fayda var. Prova yapmak kağıt üstünde hesaba katmadığınız birçok unsuru ortaya çıkarabilir, bu sayede eksiklerinizi görebilir ve bunları nasıl iyileştirebileceğiniz üzerine düşünebilir; gerekli ekipmanları test edebilir, servisi gözlemleyebilir ve ikramlıkları tadabilirsiniz!
Davetlilerinizden Geri Bildirim Almayı Atlamayın
Organizasyonun sonunda değerlendirme yapmak, misafirlerinizin görüş ve önerilerine önem verdiğinizi gösterirken aynı zamanda ileride gerçekleştireceğiniz davetlerde ne yapmanız veya yapmamanız gerektiğini de size gösterecektir. Bu konuda çok uzun olmayacak şekilde hazırlayacağınız bir anket veya öneri/ şikayet kutularından faydalanabilirsiniz.
