Davet Organize Ederken Dikkat Etmeniz Gerekenler

TASLAK Davet Organize Ederken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Davet organize ederken gözden kaçırmamanız gereken noktaları derledik!

Davet organize etmek oldukça dikkat isteyen bir iş. Her şeyin yolunda gitmesi için planlı ve programlı hareket etmek, en ince detayına kadar hesap etmek gerekiyor. Her ne kadar böyle söylediğimizde kulağa ürkütücü gelse de bunu eğlenceli hale getirmek de yine bizim elimizde. Yaratıcı ve öznel bir yaklaşımla ortaya çıkaracağınız etkinlik, hem sizi hem de davetlilerinizi memnun edecek ve keyifli geçirilecek ortak zamanın garantisini verecektir. Peki bir davet organize ederken nelere dikkat etmeniz gerekir? Gelin sizler için derlediğimiz önerilere göz atalım.

Amacınızı ve Hedef Kitlenizi Belirleyin

Belki de beyin fırtınasına en uygun bölüm olan amaç belirleme, bir davet planlarken atacağınız ilk adım. Burada ana hedeflerinizi oluşturduğunuzdan, izleyeceğiniz stratejinin temeli bu kısımda atılır. Gerçekleştireceğiniz etkinliğin neden ve kim için yapılacağına vereceğiniz cevaplar, davetinizi karakterize etmenizde en önemli yol göstericiniz olacaktır. Amaçlarınızı belirlerken spesifik ve ulaşılabilir hedefler koymaya, kitlenizi saptarken ise kişi sayısına; beklentilere ve ulaşmak istediğiniz grubun ilgisini çekecek elementlere özen gösterin.

Konseptinize Göre Bütçenizi Kararlaştırın

Gayelerinizi ve hedef grubunuza göre planlayacağınız davetin formatını belirlediniz, şimdi sıra onu hayata geçirmek için harekete geçmekte. Etkinliğinizi bütçe sınırlarınıza göre gerçekleştireceğinizden bu kısma dikkat etmeniz çok önemli. Bunu yapmak için sırasıyla kendinize şu soruları sorabilirsiniz: tahmini bütçem ne kadar ve bütçe planlamaya neleri dahil etmeliyim? Bu aşamada en sistemli yol bir tablo oluşturmak. Örneğin Excel’de içinde; materyal, neden ihtiyaç duyulduğuna dair açıklama, gerekli miktar, tahmini ve gerçek maliyeti derlediğiniz bir çizelge oluşturmanız, bütçe yönetimi konusunda size çok fayda sağlayacaktır.

Çalışacağınız Ekiple Görev Dağılımlarını Yapın

Sorumluluk bilinci ve düzenli ekip çalışmasının çözümleyemeyeceği durum yok. Tabii bunun için de herkesin kendi görevlerini bilmesi ve yerine getirmesi gerekiyor. Takımınızdaki bireylerin görev ve sorumluluklarının yazılı olduğu, herkesin erişebileceği bir dosya hazırlamak işinizi kolaylaştırır. Hem hazırlık aşamasında hem de etkinlik anında gönül rahatlığıyla kullanabileceğiniz, basit bir doküman üzerinden dahi rahatlıkla hazırlayabileceğiniz listenizde görevler, gerçekleştirilmeleri gereken zaman dilimi ve sorumluların adlarına yer verebilir, yanına çalışanların işlerini kolaylaştıracak küçük ipuçları da sıralayabilirsiniz. Örneğin A kişisi şu süre boyunca karşılamadan, B kişisi tüm davet süresince servisten sorumludur gibi…

Etkinliğin Gerçekleşeceği Tarihi ve Saati Seçin

Davetinizin tarihini belirlemeden önce dikkat etmeniz gereken birçok unsur var. Her şeyden önce, sizin etkinliğinizle çakışan durumların olup olmadığını mutlaka kontrol etmelisiniz. Diyelim bir ürün tanıtımı için organizasyon yapacaksınız, sizinkine yakın tarihlerde sunulacak benzer bir ürünün olup olmadığını iyi araştırmalısınız. Ya da bir kutlama planlıyorsunuz; o tarihlerde görülecek önemli bir spor müsabakasına, politik olaylara, ulusal- dini tatillere ve özel günlere denk gelmemesine özen göstermelisiniz. Tüm bunların yanında yine konseptinizi göz önünde bulundurarak davetinizin haftanın hangi gününe ve saatine uygun olduğuna karar vermeniz gerekir. Örneğin pazartesi haftanın ilk günü olduğundan, hafta içi de yoğun geçen iş günlerinden dolayı genellikle tercih edilmez.

En Uygun Mekânı Bulun

Artık gerekli olan tüm bilgileri tamamladınız; bütçeniz, misafir sayınız, formatınız belli… Tek yapmanız gereken kriterlerinize uyacak bir yer bulmak. Bu süreçte seçeneklerinizi geniş tutmak sizin için avantajlı olacaktır. Gördüğünüz ilk yerde karar kılmak yerine detaylıca araştırma yapmaya bakın zira doğru mekân seçimi davetinizi öne çıkartmanın en uygun yoludur. Diyelim ki potansiyel ortaklarla resmi bir iş toplantısı yapacaksınız, görüşmeyi yapacağınız yer sizi temsil edeceğinden, ev sahipliği yapacak mekânın doğru seçilmesi büyük önem taşır.

Davetiyelerinizi Hazırlayın

Gerekli olan bilgileri oldukça açık ve anlaşılır bir dille açıkladığınız davetiyelerinizi, etkinliğinizden iki hafta önce, ister kart ister e-posta yoluyla misafirlerinize ulaştırmanız gerekli. Şunu belirtmesek olmaz ki günümüzde hem çevre dostu oluşu, hem kolaylığı, hem de düşük maliyetiyle elektronik davetiyeler daha çok tercih ediliyor, yanıtlanma ve hatırlatma seçenekleri de cabası!

İkramlıkları ve İçecekleri Unutmayın

Her mekân etkinlikler için servis açmayabiliyor bu yüzden ilk önce davetinize ev sahipliği yapacak yerin böyle bir fırsat sunup sunmadığını ve fiyat aralığını sormayı es geçmeyin. Eğer böyle bir hizmetleri yoksa burada catering firmalarından yararlanabilirsiniz. Formatınıza ve özel isteklerinize göre ihtiyacınız olan ürünleri kararlaştırıp, iyi ve temiz sunumlarıyla dikkat çeken bir ekibi seçmenizi tavsiye ederiz.

Mutlaka Birkaç Gün Önce Prova Yapın

Hiçbir şeyi şansa bırakmamakta fayda var. Prova yapmak kağıt üstünde hesaba katmadığınız birçok unsuru ortaya çıkarabilir, bu sayede eksiklerinizi görebilir ve bunları nasıl iyileştirebileceğiniz üzerine düşünebilir; gerekli ekipmanları test edebilir, servisi gözlemleyebilir ve ikramlıkları tadabilirsiniz!

Davetlilerinizden Geri Bildirim Almayı Atlamayın

Organizasyonun sonunda değerlendirme yapmak, misafirlerinizin görüş ve önerilerine önem verdiğinizi gösterirken aynı zamanda ileride gerçekleştireceğiniz davetlerde ne yapmanız veya yapmamanız gerektiğini de size gösterecektir. Bu konuda çok uzun olmayacak şekilde hazırlayacağınız bir anket veya öneri/ şikayet kutularından faydalanabilirsiniz.

Tüm bu detaylar üzerine yoğunlaşmak oldukça yorucu olabiliyor, işte bu noktada profesyonel destek almak harika bir fikir. Hayalinizdeki daveti gerçekleştirmek için Lagom House of Experience ekibine gözünüz kapalı güvenebilirsiniz.

Adını İsveççede “Ne az ne çok, tam kararında” anlamına gelen, dengeli, ölçülü ve mutlu bir hayat yaşamayı ifade eden Lagom’dan alan kuruluş, hem mekân hem de ortaya koyduğu deneyimlerle adını tam olarak yansıtmayı başarıyor. Çevre bilinci ve geri dönüşüme, toprak ve canlılara, sanata ve atıksız mutfak bilincine olan hassasiyetiyle üretim yapan Lagom House of Experience, bir deneyim evi. 5 duyuya ve 6. hisse hitap edecek bir yer olarak tasarlanan mekân, aşırı tüketiciliğe sürdürülebilir bir alternatif sunarken, farklı duyularınızı aynı anda canlandırmayı hedefliyor.

Lagom House of Experience, misafirlerine benzersiz bir deneyim sunmak için birçok seçeneğe sahip. Şirket toplantılarından kutlamalara; davetlerden tadım etkinliklerine, özel gün kutlamalarından ürün lansmanlarına kadar çeşitli etkinliklere ev sahipliği yapan mekân, iç alan kiralaması ve servis hizmetinin yanı sıra dışarıya catering hizmeti de sağlıyor. Misafir mutfaklar ve şeflerle farklı workshoplar, sanatsal aktiviteler ve sergilere de yer veren Lagom House of Experience, bünyesinde işini severek yapan profesyonel bir kadro bulunduruyor. Yetenekli ekibi tarafından mevsiminde ürünlerle hazırlanan aylık menülerinin yanında misafirlerinin isteklerine göre de menü hazırlayabiliyor.

Merkezi konumunda hem kapalı hem açık alanı, kış bahçesi, mutfağı, barı ve bahçesiyle şehrin tam ortasında olmasına rağmen sizi başka yerlere götürmeyi başarıyor. Yakın konumda otopark, projeksiyon, ses sistemi, endüstriyel mutfak ekipmanı ve araç gereçleri imkanlarını da sunan Lagom House of Experience, eksiksiz bir davet için gerekli olan tüm elementlere sahip! Lagom House of Experience sizin yerinize tüm detayları düşündüğünden, size yalnızca sevdiklerinizle sıcak bir atmosferde keyifli vakit geçirirken yeni deneyimler yaşamak kalıyor.  

*Bu içerik Lagom House of Experience iş birliğinde hazırlanmıştır.

Popüler Yazılar

SÖZLEŞME

Bu internet sitesine girilmesi veya mobil uygulamanın kullanılması sitenin ya da sitedeki bilgilerin ve diğer verilerin programların vs. kullanılması sebebiyle, sözleşmenin ihlali, haksız fiil, ya da başkaca sebeplere binaen, doğabilecek doğrudan ya da dolaylı hiçbir zararlardan ÖZGÜ İLETİŞİM PAZARLAMA DANIŞMANLIK TANITIM VE E-TİCARET HİZ. ('OGGUSTO') nun sorumluluğunun olmadığını, tarafımdan internet sitesinde E-Bültene üye olmak için veya başkaca bir sebeple verdiğim kişisel verileri, özellikle de isim, adres, telefon numarası, e-posta adresi, banka bilgisi, yaş ve cinsiyetle ilgili benzeri bilgileri kendi rızam ile paylaştığımı, ÖZGÜ İLETİŞİM PAZARLAMA DANIŞMANLIK TANITIM VE E-TİCARET HİZ. ('OGGUSTO') nun nin bu bilgileri kullanmasına muvafakat ettiğimi, bu bilgilerin 3.gerçek ve/veya tüzel kişilerin eline geçmesi ve bu şekilde olumsuz yönde kullanılması halinde ve/veya bu bilgilerin başkaca kişiler ile paylaşılması halinde ÖZGÜ İLETİŞİM PAZARLAMA DANIŞMANLIK TANITIM VE E-TİCARET HİZ. ('OGGUSTO') nun sorumluluğunun olmadığını gayri kabili rücu, kabul, beyan ve taahhüt ederim.

SÖZLEŞME

Bu internet sitesine girilmesi veya mobil uygulamanın kullanılması sitenin ya da sitedeki bilgilerin ve diğer verilerin programların vs. kullanılması sebebiyle, sözleşmenin ihlali, haksız fiil, ya da başkaca sebeplere binaen, doğabilecek doğrudan ya da dolaylı hiçbir zararlardan ÖZGÜ İLETİŞİM PAZARLAMA DANIŞMANLIK TANITIM VE E-TİCARET HİZ. ('OGGUSTO') nun sorumluluğunun olmadığını, tarafımdan internet sitesinde E-Bültene üye olmak için veya başkaca bir sebeple verdiğim kişisel verileri, özellikle de isim, adres, telefon numarası, e-posta adresi, banka bilgisi, yaş ve cinsiyetle ilgili benzeri bilgileri kendi rızam ile paylaştığımı, ÖZGÜ İLETİŞİM PAZARLAMA DANIŞMANLIK TANITIM VE E-TİCARET HİZ. ('OGGUSTO') nun nin bu bilgileri kullanmasına muvafakat ettiğimi, bu bilgilerin 3.gerçek ve/veya tüzel kişilerin eline geçmesi ve bu şekilde olumsuz yönde kullanılması halinde ve/veya bu bilgilerin başkaca kişiler ile paylaşılması halinde ÖZGÜ İLETİŞİM PAZARLAMA DANIŞMANLIK TANITIM VE E-TİCARET HİZ. ('OGGUSTO') nun sorumluluğunun olmadığını gayri kabili rücu, kabul, beyan ve taahhüt ederim.